Příjem faktur e-mailem

MetaHub umožňuje přijímat faktury automaticky prostřednictvím dedikované e-mailové adresy. Stačí na ni přeposlat e-mail s přílohou a dokument se ihned zpracuje umělou inteligencí.

Jak to funguje

Každá firma registrovaná v MetaHub má přidělenou vlastní e-mailovou adresu pro příjem dokumentů. Když na tuto adresu dorazí e-mail s přílohou (faktura, účtenka apod.), MetaHub automaticky:

1. Stáhne přílohy z e-mailu
2. Spustí AI rozpoznání na každé příloze
3. Vytvoří nový dokument s extrahovanými údaji
4. Dokument se zobrazí v seznamu dokumentů se stavem Nový

Kde najdete e-mailovou adresu

E-mailovou adresu pro příjem faktur najdete v nastavení vaší firmy:

1. Přejděte do Nastavení (ikona ozubeného kola v postranním panelu)
2. Na záložce Obecné najdete sekci Email pro příjem faktur
3. Kliknutím na ikonu zkopírujete adresu do schránky

E-mailová adresa má formát nazev-firmy-xxxxxxxx-mhai@everquest.io a je unikátní pro každou firmu.

Nastavení automatického přeposílání

Nejefektivnější způsob využití je nastavit automatické přeposílání e-mailů od dodavatelů přímo na adresu MetaHub.

Gmail

1. Otevřete Gmail a přejděte do Nastavení (ozubené kolečko) → Zobrazit všechna nastavení
2. Přejděte na záložku Filtry a blokované adresy
3. Klikněte na Vytvořit nový filtr
4. Do pole Od zadejte e-mailovou adresu dodavatele (nebo celou doménu, např. @dodavatel.cz)
5. Klikněte na Vytvořit filtr
6. Zaškrtněte Přeposlat na a vyberte e-mailovou adresu MetaHub
7. Klikněte na Vytvořit filtr

Tip: Pokud chcete přeposílat faktury od všech dodavatelů, můžete vytvořit filtr na klíčová slova v předmětu, např. "faktura" nebo "invoice".

Outlook / Microsoft 365

1. Přejděte do Nastavení → Pošta → Pravidla
2. Klikněte na Přidat nové pravidlo
3. Pojmenujte pravidlo, např. "Faktury do MetaHub"
4. Nastavte podmínku — e-mail od konkrétního odesílatele nebo obsahující klíčové slovo
5. Jako akci vyberte Přeposlat na a zadejte e-mailovou adresu MetaHub
6. Uložte pravidlo

Podporované formáty příloh

MetaHub zpracuje přílohy v těchto formátech:

• PDF — nejlepší výsledky, doporučený formát
• JPG / JPEG — fotografie dokumentů
• PNG — snímky obrazovky, skeny

Tip: Pokud vám dodavatel posílá faktury přímo v těle e-mailu (bez přílohy), můžete e-mail nejprve uložit jako PDF a nahrát ručně.

Co se děje po přijetí e-mailu

Po doručení e-mailu na adresu MetaHub se automaticky spustí následující proces:

1. Extrakce příloh — systém stáhne všechny podporované přílohy
2. AI zpracování — každá příloha je analyzována umělou inteligencí
3. Vytvoření dokumentu — pro každou přílohu se vytvoří samostatný dokument
4. Notifikace — v aplikaci uvidíte nový dokument v seznamu

Celý proces obvykle trvá několik sekund.

Často kladené otázky

Mohu e-mailovou adresu sdílet s dodavateli?

Ano, můžete e-mailovou adresu sdělit přímo dodavatelům, aby na ni posílali faktury. Každý e-mail s přílohou bude automaticky zpracován.

Co když přijde e-mail bez přílohy?

E-maily bez podporovaných příloh jsou ignorovány. Dokument se nevytvoří.

Je e-mailová adresa bezpečná?

E-mailová adresa je unikátní pro vaši firmu a není veřejně dostupná. Doporučujeme ji sdílet pouze s důvěryhodnými dodavateli a interními zaměstnanci.