Automatické zpracování dokumentů

MetaHub umožňuje plně automatizovat zpracování příchozích dokumentů. Pokud AI rozpozná dokument s dostatečnou spolehlivostí a jsou splněny bezpečnostní podmínky, systém ho automaticky schválí — bez nutnosti lidského zásahu. Váš kalendář splatností se tak plní sám a vy nemusíte systém neustále kontrolovat.

Co je automatické schvalování

Automatické schvalování znamená, že dokumenty, které splní nastavená kritéria, projdou schvalovacím procesem okamžitě po nahrání. Nemusíte čekat, až je schvalovatel ručně posoudí — systém to udělá za vás.

Automaticky schválené dokumenty jsou ihned připraveny k zaúčtování a jejich splatnost se automaticky zobrazí v kalendáři. To je ideální pro opakující se faktury od důvěryhodných dodavatelů, kde ruční kontrola nepřináší přidanou hodnotu.

Tip: Automatické schvalování je dostupné od tarifu Business.

Jak zapnout automatické schvalování

1. V postranním menu klikněte na Příjem dokumentů.
2. Přejděte na záložku Automatizace.
3. Zapněte přepínač Povolit automatické schvalování.
4. Nastavte parametry podle svých potřeb (viz níže).
5. Uložte nastavení.

Po aktivaci začne systém vyhodnocovat každý nově nahraný dokument podle vašich pravidel.

Konfigurovatelné parametry

Minimální spolehlivost AI

Nastavte minimální skóre spolehlivosti, které musí AI extrakce dosáhnout, aby mohl být dokument automaticky schválen. Rozsah je 80–100 %, výchozí hodnota je 95 %.

• Vyšší hodnota = přísnější filtr, méně automaticky schválených dokumentů, ale vyšší jistota správnosti.
• Nižší hodnota = více dokumentů projde automaticky, ale zvyšuje se riziko chyby.

Maximální částka

Stanovte maximální částku dokumentu pro automatické schválení. Dokumenty s vyšší částkou budou vždy vyžadovat ruční schválení.

• Zadejte konkrétní limit (například 50 000 Kč).
• Zvolte Bez limitu, pokud nechcete částku omezovat.

Minimální skóre důvěryhodnosti dodavatele

Každý dodavatel v MetaHub má skóre důvěryhodnosti (0–100), které se zvyšuje s počtem úspěšně zpracovaných dokumentů. Nastavte minimální hodnotu, kterou musí dodavatel splňovat. Výchozí hodnota je 80.

Pouze známí dodavatelé

Zaškrtněte tuto volbu, pokud chcete automatické schvalování omezit výhradně na dodavatele, kteří jsou již evidováni v systému. Dokumenty od neznámých dodavatelů pak vždy vyžadují ruční kontrolu.

Typy dokumentů

Vyberte, které typy dokumentů se mohou automaticky schvalovat:

• Faktura — běžné přijaté faktury
• Proforma — zálohové faktury
• Účtenka — pokladní doklady

Ostatní typy dokumentů (např. dodací listy) procházejí vždy standardním schvalovacím procesem.

Zrychlené schválení pro ověřené dodavatele

Pokud dodavatele ručně označíte jako ověřeného (v detailu dodavatele), MetaHub mu důvěřuje více. Když od takového dodavatele přijde faktura a systém ji úspěšně spáruje s podkladovým dokumentem (timesheet, dodací list, proforma) bez nalezených nesrovnalostí — faktura je automaticky schválena, a to i bez nutnosti splnit standardní prahy spolehlivosti AI nebo částky.

Podmínky pro zrychlené schválení:

1. Dodavatel je ručně ověřený administrátorem.
2. Faktura je automaticky propojena s podkladovým dokumentem (timesheet, dodací list).
3. Křížová validace neodhalila žádné závažné nesrovnalosti.
4. Automatické schvalování je zapnuto a volba „Zrychlené schválení" je aktivní.

Bezpečnostní pojistky (limit frekvence, kontrola podvodů) zůstávají aktivní i pro zrychlené schválení.

Tip od Gertrudy: Pokud dodavatel opakovaně posílá faktury bez problémů, Gertruda vám v ranním zpravodajství sama navrhne, abyste ho ověřili — nebo zapnuli automatické schvalování, pokud to ještě nemáte.

Pokročilé: omezení frekvence (cooldown)

Pro dodatečnou ochranu můžete nastavit maximální počet automatických schválení v daném časovém okně. Například:

• Maximálně 10 dokumentů za 1 hodinu.
• Po dosažení limitu systém pozastaví automatické schvalování a zbývající dokumenty čekají na ruční kontrolu.

Toto nastavení chrání před neočekávaným hromadným zpracováním, například při omylem importovaných duplicitách.

Bezpečnostní kontroly

I když dokument splní všechny konfigurované parametry, systém ho automaticky neschválí, pokud:

• Obsahuje upozornění na podvod — AI detekovala podezřelé prvky v dokumentu.
• Je duplicitní — dokument se shodným číslem nebo variabilním symbolem již v systému existuje.
• Dodavatel nemá historii — jedná se o prvního dodavatele bez předchozích dokumentů (pokud je zapnuta volba „Pouze známí dodavatelé").

Tyto kontroly nelze obejít a zajišťují, že automatické schvalování zůstane bezpečné.

Auditní stopa

Každý automaticky schválený dokument je v historii aktivit jasně označen:

• V přehledu dokumentů vidíte štítek Automaticky schváleno.
• V detailu dokumentu je zaznamenáno, kdy a na základě jakých parametrů bylo automatické schválení provedeno.
• Auditní záznam obsahuje skóre spolehlivosti AI, částku dokumentu a skóre důvěryhodnosti dodavatele v okamžiku schválení.

Díky tomu máte plný přehled o tom, které dokumenty prošly automaticky a proč.

Shrnutí

Automatické zpracování dokumentů v MetaHub vám pomůže:

• Ušetřit čas — rutinní faktury od důvěryhodných dodavatelů se schválí samy.
• Zaplnit kalendář splatností — schválené dokumenty se ihned promítnou do platebního plánu.
• Zachovat kontrolu — díky konfigurovatelným parametrům a bezpečnostním kontrolám máte vše pod dohledem.
• Mít přehled — auditní stopa zaznamenává každé automatické schválení.

Nastavení zabere jen pár minut a výrazně zrychlí zpracování opakujících se dokumentů.