Dodací listy a křížová validace dokumentů

MetaHub nově podporuje dodací listy jako samostatný typ dokumentu a umožňuje křížovou validaci mezi propojenými dokumenty. Díky tomu snadno ověříte, že fakturované množství a částky odpovídají tomu, co bylo skutečně dodáno.

Dodací listy

Dodací listy (delivery notes) jsou nový typ dokumentu, který AI automaticky rozpozná a zpracuje. Po nahrání dodacího listu systém extrahuje:

• Číslo dodacího listu — identifikační číslo dokladu
• Datum dodání — kdy bylo zboží nebo služba doručena
• Reference objednávky — číslo objednávky, ke které se dodací list váže
• Řádkové položky — jednotlivé dodané položky včetně popisu, množství a jednotky

Dodací listy se zobrazují v přehledu dokumentů se samostatným štítkem a lze je filtrovat podle typu.

Řádkové položky

AI nyní extrahuje jednotlivé řádkové položky z faktur i dodacích listů. U každé položky rozpoznává:

• Popis — název zboží nebo služby
• Množství — počet kusů nebo objem
• Jednotka — ks, hod, m, kg a další
• Jednotková cena — cena za jednu jednotku
• Celková cena — součet za danou položku

Řádkové položky se zobrazují v detailu dokumentu v přehledné tabulce a slouží jako základ pro křížovou validaci.

Souhrn podle typu dokumentu

Každý typ dokumentu nyní zobrazuje v detailu relevantní souhrnné informace přizpůsobené danému typu:

Faktury

• Odpočet do splatnosti — kolik dní zbývá do data splatnosti
• Rozpad DPH — tabulka s jednotlivými sazbami DPH, základy daně a částkami
• Řádkové položky — seznam fakturovaných položek

Výkazy práce (timesheety)

• Odpracované hodiny — celkový počet hodin
• Člověkodny — hodiny / 8 pro přepočet na pracovní dny
• Hodinová sazba — dohodnutá sazba za hodinu práce
• Období — za jaké období je výkaz vystaven

Dodací listy

• Číslo DL — identifikátor dodacího listu
• Datum dodání — datum fyzického dodání
• Reference objednávky — vazba na objednávku
• Seznam položek — dodané zboží a množství

Účtenky

• Datum nákupu — kdy byl nákup uskutečněn
• Celková částka — kolik bylo zaplaceno
• Položky — nakoupené zboží

Křížová validace dokumentů

Křížová validace je klíčová funkce, která propojuje související dokumenty a automaticky ověřuje konzistenci dat mezi nimi.

Jak propojit dokumenty

1. Otevřete detail dokumentu (faktury, dodacího listu nebo výkazu práce).
2. Klikněte na tlačítko Propojit dokument.
3. Vyberte dokument, ke kterému chcete vytvořit vazbu — systém automaticky nabídne dokumenty od stejného dodavatele.
4. Po propojení se ihned spustí validace.

Tip: Systém se také pokouší automaticky párovat dokumenty od stejného dodavatele na základě čísla objednávky, období nebo podobnosti položek.

Co systém validuje

V závislosti na typu propojených dokumentů systém kontroluje:

• Faktura + Dodací list:

  • Množství položek na faktuře odpovídá množství na dodacím listu
  • Fakturované částky odpovídají dodaným položkám

• Faktura + Výkaz práce:

  • Fakturované hodiny odpovídají vykázaným hodinám
  • Hodinová sazba odpovídá dohodnuté sazbě
  • Fakturované období odpovídá období výkazu

• Obecná kontrola:

  • Dodavatel se shoduje na obou dokumentech
  • Částky jsou v toleranci

Barevné upozornění

Výsledky validace se zobrazují pomocí barevně odlišených upozornění:

• Červená (HIGH) — závažný nesoulad, který vyžaduje pozornost. Například fakturované množství výrazně převyšuje dodané.
• Žlutá (MEDIUM) — mírný nesoulad, který stojí za prověření. Například drobný rozdíl v částce.
• Šedá (LOW) — informativní upozornění, které nevyžaduje akci. Například chybějící nepovinný údaj.

Validace v procesu schvalování

Schvalovatelé vidí výsledky křížové validace přímo v detailu dokumentu, ještě než ho schválí. Pokud existují nesoulady s vysokou závažností, systém na ně výrazně upozorní, aby schvalovatel mohl rozhodnout s plným vědomím situace.

Shrnutí

Dodací listy a křížová validace v MetaHub vám pomohou:

• Evidovat dodávky — dodací listy jsou plnohodnotným typem dokumentu s AI extrakcí dat.
• Kontrolovat položky — řádkové položky z faktur a dodacích listů se dají porovnat automaticky.
• Odhalit nesrovnalosti — systém upozorní na rozdíly v množství, částkách a hodinách.
• Schvalovat informovaně — schvalovatelé vidí výsledky validace ještě před schválením.
• Ušetřit čas — automatické párování a validace nahrazuje ruční porovnávání dokumentů.