Schvalovací workflow

Schvalovací workflow v MetaHub zajistí, že každá faktura projde kontrolou správných lidí, než se dostane k zaúčtování. Díky konfigurovatelným řetězcům, pravidlům směrování a delegacím máte proces pod kontrolou — i když je váš tým rozprostřený po celé firmě.

Proč schvalovací workflow?

Bez jasně nastavených pravidel schvalování hrozí, že se faktury schválí bez řádné kontroly, ztratí se v e-mailech nebo se zpracovávají pomalu. MetaHub řeší tyto problémy:

• Transparentnost — u každého dokumentu vidíte, kdo ho má schválit a v jakém stavu se nachází.
• Vícestupňové schválení — důležité faktury projdou více úrovněmi kontroly.
• Automatické směrování — dokumenty se přiřadí správnému schvalovateli bez ručního zásahu.
• Auditní stopa — každé schválení i zamítnutí je zaznamenáno s časovým razítkem.

Jak nastavit schvalovací řetězce

Schvalovací řetězce nastavíte v sekci Tým → Pravidla schvalování.

1. Přejděte do záložky Pravidla schvalování na stránce Tým.
2. Klikněte na Přidat pravidlo.
3. Zvolte počet kroků schválení a přiřaďte schvalovatele ke každému kroku.
4. Volitelně nastavte podmínky — například minimální částku, od které se pravidlo uplatní.

Vícestupňové schválení

Pro faktury s vyšší hodnotou můžete nastavit vícestupňový řetězec. Například:

• Krok 1: Vedoucí oddělení schválí faktury do 50 000 Kč.
• Krok 2: Finanční ředitel schválí faktury nad 50 000 Kč.

Dokument postupuje k dalšímu kroku až po schválení v předchozím. Pokud je faktura zamítnuta v kterémkoli kroku, vrací se zpět k nahrávajícímu s důvodem zamítnutí.

Tip: Pravidla můžete kombinovat — například jiný řetězec pro faktury nad 100 000 Kč a jiný pro běžné provozní náklady.

Směrování dokumentů

V záložce Tým → Směrování nastavíte pravidla, která automaticky přiřadí nově nahrané dokumenty ke správnému schvalovateli.

Směrovací pravidla mohou být založena na:

• Dodavateli — faktury od konkrétního dodavatele vždy schvaluje určený člověk.
• Částce — faktury nad stanovenou hodnotu se přiřadí seniornímu schvalovateli.
• Tagu nebo typu nákladu — dokumenty s konkrétním tagem směrujete na specialistu.

Díky směrování nemusíte ručně přiřazovat každý dokument — systém to udělá za vás.

Pracovní zátěž

V záložce Tým → Pracovní zátěž vidíte přehled, kolik dokumentů čeká na schválení u jednotlivých schvalovatelů. To vám pomůže:

• Identifikovat přetížené členy týmu.
• Rovnoměrně rozdělit práci při nastavování směrovacích pravidel.
• Rychle zjistit, kde se dokumenty hromadí.

Životní cyklus dokumentu

Každý dokument v MetaHub prochází jasně definovanými stavy:

1. Nahrán — dokument je nahrán a AI extrahuje data.
2. Ke schválení — dokument čeká na schválení přiřazeným schvalovatelem.
3. Schváleno — dokument prošel všemi kroky schválení.
4. Zaúčtováno — účetní dokument zaúčtoval a případně exportoval.

Pokud je dokument zamítnut, vrací se zpět s komentářem, co je potřeba opravit. Po úpravě ho lze znovu odeslat ke schválení.

Tip: Zaúčtovaný dokument je chráněn proti změnám — nelze ho upravit ani smazat, dokud ho neodúčtujete.

Delegace

Pokud schvalovatel odjíždí na dovolenou nebo je dočasně nedostupný, může svou pravomoc delegovat na kolegu. Delegát pak schvaluje dokumenty jeho jménem a v seznamu dokumentů se zobrazí informace, že jedná jako zástupce.

Delegaci nastavíte v sekci Tým — stačí zvolit období a osobu, na kterou delegujete.

Notifikace

MetaHub automaticky upozorňuje schvalovatele na dokumenty čekající na jejich akci:

• E-mailová notifikace při přiřazení nového dokumentu ke schválení.
• Přehled na dashboardu — widget s počtem dokumentů čekajících na vaši akci.
• Upozornění na blížící se splatnost — pokud dokument čeká na schválení příliš dlouho.

Shrnutí

Schvalovací workflow v MetaHub vám pomůže:

• Zajistit, že žádná faktura neprojde bez kontroly.
• Automatizovat přiřazování dokumentů správným lidem.
• Sledovat pracovní zátěž a odhalovat úzká místa.
• Udržet plnou kontrolu i při nepřítomnosti klíčových lidí.

Nastavení celého workflow zabere jen pár minut a výrazně zrychlí zpracování dokumentů ve vaší firmě.