Role a oprávnění
MetaHub nabízí čtyři role, které vám umožní přesně řídit, kdo co může v systému dělat. Každý člen týmu má přiřazenou jednu roli, která určuje jeho přístup k dokumentům a funkcím aplikace.
Přehled rolí
Administrátor
Administrátor má plný přístup ke všem funkcím MetaHub. Spravuje tým, nastavuje schvalovací pravidla, konfiguruje integrace a vidí všechny dokumenty bez omezení. Každá firma musí mít alespoň jednoho administrátora.
Schvalovatel
Schvalovatel se stará o kontrolu a schvalování dokumentů, které mu byly přiřazeny. Může nahrávat a upravovat dokumenty, ale vidí pouze ty, které jsou mu přiřazeny ke schválení. Nemá přístup ke správě týmu ani k nastavení firmy.
Účetní
Účetní pracuje se schválenými dokumenty — zaúčtovává je, exportuje a označuje jako zaplacené. Nemůže nahrávat ani upravovat dokumenty a nemá možnost schvalovat. Vidí pouze dokumenty ve stavu Schváleno a výše.
Čtenář
Čtenář má přístup pouze pro čtení k dokumentům, které mu byly přiřazeny. Nemůže provádět žádné změny — tato role se hodí pro osoby, které potřebují mít přehled, ale neúčastní se aktivně zpracování.
Matice oprávnění
| Akce | Administrátor | Schvalovatel | Účetní | Čtenář |
|---|---|---|---|---|
| Nahrát dokumenty | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Upravit dokumenty | ✅ | ✅ | ❌ | ❌ |
| Schválit / zamítnout | ✅ | ✅ (přiřazené) | ❌ | ❌ |
| Zaúčtovat | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Exportovat | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Označit zaplaceno | ✅ | ❌ | ✅ | ❌ |
| Spravovat tým | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Nastavení firmy | ✅ | ❌ | ❌ | ❌ |
| Zobrazit dokumenty | ✅ (všechny) | ✅ (přiřazené) | ✅ (schválené) | ✅ (přiřazené) |
Tip: Schvalovatel a Čtenář vidí pouze dokumenty, které jim byly přiřazeny. Účetní vidí dokumenty až od stavu Schváleno. Pouze Administrátor vidí kompletní přehled všech dokumentů.
Jak pozvat člena týmu
- Přejděte do sekce Tým → Členové.
- Klikněte na Pozvat člena.
- Zadejte e-mailovou adresu pozvaného.
- Vyberte roli, kterou chcete novému členovi přiřadit.
- Klikněte na Odeslat pozvánku.
Pozvaný obdrží e-mail s odkazem pro přijetí pozvánky. Po přihlášení se mu zpřístupní firma s oprávněními dle zvolené role.
Tip: Pozvánky spravujete v záložce Tým → Žádosti, kde vidíte čekající i přijaté pozvánky.
Jak změnit roli člena
- Přejděte do sekce Tým → Členové.
- Najděte člena, kterému chcete změnit roli.
- Klikněte na ikonu nastavení u daného člena.
- Vyberte novou roli z nabídky.
- Potvrďte změnu.
Změna role se projeví okamžitě — člen uvidí jen ty části aplikace, ke kterým má nová role přístup.
Tip: Při změně role z Administrátora na jinou roli se ujistěte, že ve firmě zůstane alespoň jeden Administrátor.
Ochrana zaúčtovaných dokumentů
Dokumenty ve stavu Zaúčtováno jsou chráněny proti nechtěným změnám. Platí pro ně následující omezení:
- Nelze upravovat — data dokumentu jsou uzamčena.
- Nelze mazat — zaúčtovaný dokument nelze smazat.
- Nelze schvalovat ani zamítat — schvalovací proces je uzavřen.
- Komentáře a platba — i u zaúčtovaného dokumentu lze přidávat komentáře a označit ho jako zaplacený.
Pokud potřebujete zaúčtovaný dokument upravit, musíte ho nejprve odúčtovat (tuto akci může provést Administrátor nebo Účetní).
Doporučené nastavení pro běžnou firmu
Pro typickou firmu s 5–15 zaměstnanci doporučujeme:
- 1–2 Administrátoři — majitel firmy a případně finanční manažer.
- 2–5 Schvalovatelů — vedoucí oddělení nebo projektoví manažeři.
- 1–2 Účetní — interní účetní nebo externí účetní firma.
- Ostatní jako Čtenáři — zaměstnanci, kteří potřebují mít přehled o stavu faktur.
Toto rozložení zajistí, že každý dokument projde správným schvalovacím procesem a k zaúčtování se dostanou pouze řádně schválené faktury.